予実管理ダッシュボードとは　～メリット、作成ツール比較～

予実管理は言わずもがなビジネスにおいて非常に重要です。
予算策定、実績の集計、差異分析、改善策の実施、この一連の流れをスピード感を持って行うことで競争に打ち勝つことができます。
そんな経営の要である予実管理ですが、もっと効率化したくありませんか？
Excelで管理するのは時代遅れ！BIツールを用いて自社にあったダッシュボードを構築し、他社に差をつけましょう！
本記事では、「作るべきか、どう作るか」に焦点を当て、予実管理ダッシュボードについて解説していきます。

ダッシュボードとは

ダッシュボードの定義と特徴

ダッシュボードとは、複数のデータを一目で把握できるように、グラフや表などを集約した画面のことです。
自動車を例にあげると、運転席の目の前にある時速やガソリンの残量といったメーターがまとまっているボードがダッシュボードです。
このように用途に応じて必要な情報がまとまっているのがダッシュボードです。
データ分析におけるダッシュボードには以下のような特徴があります。

複数のデータを可視化 

複数のデータをグラフや表で可視化することで、データを分かりやすく、直感的に理解することができます。

リアルタイムでの情報更新

リアルタイムでデータが更新されるため、常に最新の情報を把握することができます。

直感的な操作性

誰でも簡単に操作できるような、直感的なインターフェースが採用されています。

車の運転と同じく、経営でも重要な指標が直ぐに分からないと判断を誤り大事故につながってしまいます。
会社を素早く正確にハンドリングするためにダッシュボードの構築は欠かせないと言えるでしょう。

予実管理ダッシュボードとは

予実管理ダッシュボードとは、そのままですが、予実管理とダッシュボードを組み合わせたツールです。
予算と実績をグラフや表で可視化することで、経営状況をリアルタイムに把握し、迅速な意思決定を支えます。
経営者にとってはどんな従業員よりも頼れる最強タッグと言えるでしょう！

予実管理ダッシュボードのメリット

それでは、予実管理ダッシュボードのメリットをご紹介します。

予実管理ダッシュボードの作成により予算と実績をリアルタイムで比較し、経営状況を把握することで、より迅速かつ的確な経営判断が可能になります。
先ほどダッシュボードの特徴について触れましたが、
ここでは、予実管理ダッシュボードのメリットを詳しく見ていきましょう。

１．経営状況の一目で把握

ダッシュボードでは、売上、利益、コストなどの重要なKPI（重要業績評価指標）をグラフやチャートで視覚的に表示することができます。
これにより、経営状況をひと目で把握でき、問題点や改善点を見つけやすくなります。

２． 迅速な意思決定

ダッシュボードを活用することで、経営状況の変化をリアルタイムに把握し、迅速な意思決定が可能になります。
例えば、売上目標達成が困難な場合は、早急な対策を講じることができます。

３．問題点の早期発見

予算と実績の差異を可視化することで、問題点を早期に発見できます。
例えば、特定の製品の売上減少や、コストの増加といった問題点を早期に把握し、対策を講じることができます。

4. 部門間の連携強化

ダッシュボードを部門間で共有することで、各部門の状況を共有し、連携を強化することができます。
部門間の連携が強化されることで、企業全体の目標達成に貢献できます。

5. 業務効率化

ダッシュボードは、様々なシステムからデータを自動収集し、可視化します。
これにより、手作業によるデータ収集や集計作業を削減し、業務効率化に貢献します。

より多くの事例を知りたい方はbizdataにご相談ください。

このように予実管理ダッシュボードを導入するメリットは様々です。
ですがまだ具体的なイメージが湧いていない方もいるのではないでしょうか。
ここで、予実管理ダッシュボードを導入した企業の具体的な事例をご紹介します。

予実管理ダッシュボードの導入事例

本事例は、コンサルタントが実際にダッシュボード構築の支援を行った事例です。
結論からいくと、予実管理ダッシュボードの導入後に以下の成果を出すことができました。

予実管理ダッシュボード導入による成果

①データ集計作業が毎月1週間から1日に短縮
②経営会議の意思決定までの時間が約30%短縮

この企業（今後はA社と呼びます）は従業員50名規模のIT企業で、年間約10件のプロジェクトを同時に運営しています。
各プロジェクトの予算と実績を管理する必要がありましたが、導入前は以下の課題がありました。

導入前：手動での予実管理に苦戦

1. 手動作業が多く、非効率

Excel管理の限界

プロジェクトごとにExcelで予算と実績を手動で更新していました。
各部門から送られてくる実績データを手作業で集計し、差異を確認するのに毎月1週間以上かかっていました。

ミスが発生

データの転記ミスや、部門間でのデータ不一致が発生することが多く、毎月報告書を提出する際に何度も修正が必要でした。

2. リアルタイムでの状況把握が困難

プロジェクトの進捗や収支のズレをリアルタイムで把握できず、問題が発覚するのは月次の報告時でした。
そのため、収支が大きく乖離してから対策を講じることになり、問題を未然に防ぐのが難しい状態でした。

3. 経営会議でのデータ不足

経営会議で使用するデータが最新ではなく、議論が曖昧になりがちでした。
特に、プロジェクトごとの利益率や進捗を明確に示せなかったため、具体的な意思決定が遅れていました。

このような状況にA社の経営者は課題を感じ、予実管理を効率化するべく、
コンサルタントに相談し、ダッシュボードの導入を提案され、実施することになりました。

導入後：予実管理ダッシュボードの効果

予実管理ダッシュボードを導入したことで、これらの課題が大きく改善しました。
A社では、Power BIを利用してダッシュボードを構築し、プロジェクトごとの予算と実績をリアルタイムで把握できる仕組みを整えました。
※Power BI：ダッシュボードを構築するBIツールの一つ。Microsoft社が提供しておりBIツールの代表格

1. 手動作業の大幅削減

データの自動更新:

各部門のデータをGoogle SheetsやERPシステムからPower BIに直接連携させ、ダッシュボードを自動更新する仕組みを構築しました。
その結果、毎月1週間かかっていたデータ集計作業が不要になり、月次報告の準備が1日で完了するようになりました。

人的ミスの削減

手作業が減ったことで、データの転記ミスや重複がほとんどなくなり、信頼性の高いデータが得られるようになりました。

2. リアルタイムでの進捗管理

プロジェクトごとの差異を即時把握

ダッシュボードでは、売上、コスト、利益率がリアルタイムで更新されるため、予実差が一定以上になるとアラートが出る仕組みを導入しました。
これにより、プロジェクトが予算をオーバーする兆候を早期に発見し、対策を迅速に講じることができました。

具体例

あるプロジェクトでは、予定していなかった追加リソースの投入が原因で人件費が大幅に増加していました。
ダッシュボードのアラートでその異常値を検知し、早期にリソース調整を行ったことで、プロジェクト全体で200万円のコスト削減ができました。

3. 経営会議の質が向上

可視化されたデータで意思決定が迅速化

ダッシュボードで最新のデータをリアルタイムに確認できるため、経営会議では、具体的な数値に基づいて意思決定を行えるようになりました。
例えば、利益率が低下しているプロジェクトについて、即座にリソース配分の見直しが決定しました。

具体例

経営会議で、特定のプロジェクトの利益率が目標を下回っていることが発覚した際、
その原因が外注費の増加であることがダッシュボードで明確になり、次期契約で外注費を削減する交渉方針を立てました。

4. 全社員がデータを共有しやすくなった

透明性の向上

クラウドベースのダッシュボードにより、各部門の担当者やプロジェクトマネージャーがいつでも最新データを確認可能になりました。
これにより、全社的な透明性が向上し、各部門が一体となって目標達成に取り組む姿勢が強化されました。

具体例

営業部門と開発部門が協力して進めるプロジェクトで、売上進捗と開発コストを双方がダッシュボード上でリアルタイムに確認します。
データの不一致がなくなり、円滑なコミュニケーションが実現しました。

この事例では、予実管理ダッシュボードを導入することで、業務効率化だけでなく、
データに基づく経営判断やプロジェクトの最適化が可能となり、ビジネス全体のパフォーマンスが向上しました。
記事を読んでいる方の中にもA社と似たような境遇にある会社があるのではないでしょうか。
そんな企業はぜひ予実管理ダッシュボードの導入を検討してみてください。

より多くの詳しく知りたい方はbizdataにご相談ください。

予実管理ダッシュボードの作り方

では実際にダッシュボートを作りたい、導入したいと思った方はどうすればいいのか、ここからダッシュボートの作り方を説明していきます！

予実管理ダッシュボードの導入ステップ

目的設計/要件定義～ダッシュボード構築まで、ダッシュボート導入（データ活用・可視化における一連の流れ）は以下のようになります。
以下の5つのステップと各項目について、解説します。

① 目的設計/要件定義

ダッシュボード構築の成功には、まず「何を目指すのか」「何を解決したいのか」を明確にすることが重要です。
このステップでは、ダッシュボード構築の目的と必要な要件を整理します。

目的設計

ビジネス課題整理

企業が抱える問題を明確化し、それに基づくダッシュボードの必要性を洗い出します。
例：売上減少の原因特定や生産性向上のための指標可視化。

業務情報整理

業務プロセスを把握し、どの情報がKPIに影響を与えるかを整理します。
例：営業プロセス、在庫管理、顧客満足度調査のデータフローをマッピング。

KGI、KPIの整理

最終的な目標（KGI）と、その達成度を測る指標（KPI）を定義します。

要件定義

要件定義書

必要な機能、データソース、ダッシュボードの利用者、更新頻度を明文化します。
例：データ更新はリアルタイム、ユーザーは営業部門と経営層。

プロジェクト計画書

スケジュール、リソース配分、チーム体制を策定し、プロジェクトの進行を計画します。

② ダッシュボード設計

このステップでは、要件に基づいて具体的なダッシュボードの構造や見た目を設計します。

分析設計

要件詳細定義書

要件定義書を基に、ダッシュボードに必要な詳細仕様をまとめます。
例：表示する指標、グラフの種類、フィルタリング機能の内容など。

データ調査

必要なデータがすべて揃っているか、不足データを補う方法を検討します。

デザイン

視覚的にわかりやすい構成を検討します。色使いやレイアウトを明確化します。

ワイヤーフレーム作成

ダッシュボードの構造を紙やデジタルツールでスケッチし、全体像を共有します。

モックアップ作成

ワイヤーフレームを基に、実際に近い状態のデザインを試作。関係者と確認します。

③ データマート設計＆実装

データを統合・整理し、ダッシュボードで活用できる状態にするプロセスです。
データマートとは、特定の業務や部門向けに最適化された小規模なデータベースのことです。
データウェアハウス（DWH）が全社的なデータを統合するのに対し、データマートは特定の目的（例：営業、マーケティング、財務）に特化して設計されています。

データマート設計

テーブル設計

ダッシュボードで使用するデータを整理し、必要なテーブル構造を設計します。

E-R図作成

データ間の関係性を視覚化することで、データモデルを明確にします。

データマート実装

API連携

外部システムやデータベースから必要な情報を取得する仕組みを構築します。

パイプライン構築

データを収集・加工・保存する流れを自動化するプロセスを設定します。

前処理

不要なデータの削除や形式の統一を行い、分析に適した状態に整えます。

少し専門的な言葉を用いると、バックエンドシステムでは、データレイク・データウェアハウス・データマートの３層構造でデータを保管、それぞれの間ではデータパイプラインを構築しデータを連携することが一般的です。

④ ダッシュボード構築

設計に基づき、実際にダッシュボードを作成します。

実構築

関数/指標名の作成

データから必要な指標を算出するための計算式を設定します。
例：売上＝単価×販売数。

チャートの作成

KPIごとに適切なグラフやチャートを選び、視覚的に情報を整理します。

フィルターの配置

地域や期間など、ユーザーが必要な情報を絞り込めるフィルターを設置します。

動作確認

全体の動作をチェックし、不具合やデータの齟齬を修正します。

ダッシュボードの構築には、段階ごとに明確な目的と手順が必要です。
これらのステップを順序立てて実施することで、ビジネス課題を解決し、組織の意思決定を強力に支援するツールを構築できます。
ダッシュボードの作り方については以下記事でもまとめているのでご確認ください。

予実管理ダッシュボードの運用

実際に予実管理ダッシュボードを作った後は、そのダッシュボードを運用していくことになります。
ここで運用方法についてもインプットしておきましょう。

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予実管理の運用フロー

ダッシュボードを活用した予実管理は、以下のフローで行います。

ステップ1：KPIの定義とダッシュボード設計

まず、各部門の目標（予算）と実績を測るためのKPIを明確に定義します。

KPIの具体例

• 売上関連：売上高、売上成長率、利益率
• コスト管理：広告費、販管費、原価率
• 営業指標：新規顧客獲得数、案件成約率
• プロジェクト管理：予算消化率、納期達成

マーケティング部門を例に挙げると以下のような KPIの設定を行います。

カテゴリ	KPI例	説明
広告費	月間広告費（Google/Yahoo/Facebook）	設定予算と実績を比較
集客指標	Webサイト訪問者数	計画通りの流入数が確保できているか
コンバージョン	リード獲得数	問い合わせ数、資料請求数など
売上貢献	広告経由売上	広告施策が実際の売上に結びついているか
ROI	ROAS（広告費回収率）	広告費に対する売上効果を分析

次に、これらのKPIをダッシュボード上にリアルタイムで可視化できるよう設計します。

ステップ2：データ収集と自動更新

KPIを適切に管理するために、以下のデータソースをPower BIやTableauといったBIツールと連携させ、ダッシュボードを自動更新できるよう設定しています。
主なデータソースは以下の通りです。

データ種別	データソース
売上データ	ERPシステム、Salesforce
コストデータ	会計システム（freee、SAPなど）
マーケティングデータ	Google Analytics、広告管理ツール
営業データ	CRM、Excelシート
プロジェクト管理	Asana、Trello、Jira

マーケティング部門においては、データを一元管理するために、以下のデータソースをダッシュボードに連携します。
この際、連携ツールについても利用検討する必要があります。

データ種別	データソース	連携ツール
広告費	Google Ads, Facebook Ads, Yahoo!広告	API連携（Looker Studio / Power BI）
ウェブ流入	Google Analytics, Search Console	API連携
リード獲得	CRM（Salesforce, HubSpot）	API連携 or CSVインポート
売上	EC・会計システム	Excel連携 or BIツール

データ収集と自動化におけるポイントは以下の3点です。

• データを自動取得し、手動入力の負担を削減する
• API連携を活用し、リアルタイムでデータを更新する
• 週1回のデータチェックでデータの正確性を維持する

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ステップ3：ダッシュボードの活用と定例ミーティング

ダッシュボードを活用して、各部門で定期的にKPIをレビューし、意思決定に活かします。
以下は定例ミーティングの流れの一例です。

会議頻度	参加者	主な議題
毎日（朝会）	営業部	前日の売上と進捗状況、見込み案件の確認
週次（月曜）	経営会議	各部門の予実管理、KPIの進捗報告
月次（1日）	財務・経営陣	予算と実績の詳細分析、今後のアクション決定

以下は、マーケティング部門を例に予実差異のモニタリングと調整のスケジュールをまとめたものです。

頻度	確認内容	対応策
日次	各広告チャネルの広告費と成果	低パフォーマンスの広告を停止、入札調整
週次	予算消化率とROIのチェック	広告費が過剰なら調整、成果が良ければ追加投資
月次	予実管理の振り返りと改善策	翌月の予算再配分、チャネル最適化

このモニタリング結果をもとに実際にとる行動としてはいかがあげられます。

• ROIが低い → CPA（顧客獲得単価）が高い広告を停止し、高ROIのチャネルに投資する
• 広告費が想定より多い → 低パフォーマンス広告を削減し、費用をシフトする
• リード獲得数が計画未達 → LP（ランディングページ）や広告クリエイティブを改善する

このステップにおける運用のポイントは以下の3点です。

• 各会議でダッシュボードを画面共有し、最新のデータを確認する
• KPI未達の原因分析を行い、必要なアクションを決定する
• 目標達成度が低い場合は即座に改善策を検討する

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ステップ4：異常値のアラート設定

ダッシュボードにはKPIアラート機能を設定し、異常値が発生した際に即座に対応できるようにしています。
具体例を挙げると以下のようなものがあります。

• 売上目標が80%未満になったら、営業マネージャーにアラート通知する
• 広告費が予定の120%を超えたら、マーケティング責任者にメール通知する
• プロジェクトの予算消化率が100%に達したら、プロジェクトマネージャーへアラートを発報する

このステップにおける運用ポイントは以下の2点です。

• アラート発生時には速やかに原因分析を実施する
• 必要に応じて予算調整や業務改善を即座に実行する

以上が予実管理ダッシュボードの運用フローです。
予実管理ダッシュボードの導入により、データドリブンな意思決定や、時間の削減、利益率の改善といった効果が見込めます。
実際に運用する際は、自分の環境に合った方法を模索してみてください。

bizdataは構築から運用まで支援可能ですのでいつでもご相談ください。

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予実管理ダッシュボード作成ツールの比較

作り方や運用方法が分かったら、あとは作成ツールを選んで作るだけ！
最後に予実管理ダッシュボードの作成ツールについて、説明します。

予実管理ダッシュボードの作成ツールは、Excelから本格的なBIツールまで、様々な種類があります。
それぞれのツールには特徴や強みがあり、どのツールを選ぶかは、企業の規模、データ量、分析の複雑さ、予算など、様々な要因によって異なります

主なツールの分類と特徴

以下の表は予実管理ダッシュボードの作成で用いる主なツールとその特徴をまとめた表です。

ツールの種類	特徴
スプレッドシート (Excel, Googleスプレッドシート)	* メリット: 操作が簡単、低コスト、柔軟性が高い。 * デメリット: 大量のデータになると処理が遅くなる場合がある、高度な分析機能が不足している場合がある。
BIツール (Power BI, Tableau, Lookerなど)	* メリット: 高度な視覚化機能、多様なデータソースに対応、高度な分析機能、ダッシュボードの共有機能。 * デメリット: 学習コストが高い、導入コストが高い。
専門的な予実管理ツール	* メリット: 予実管理に特化しており、会計システムとの連携が容易。 * デメリット: 機能が限定的、コストが高い。

予実管理ダッシュボード作成ツールを選ぶ際は、自社の状況に合わせて最適なツールを選ぶことが重要です。
まずは、自社のニーズを明確にし、いくつかのツールを比較検討しましょう。

ここまで説明してきたように、BIツールでの作成がもっともおすすめできます。
より詳しく比較したい方は以下の記事をご覧ください。
以下に詳しい内容を整理しているので詳しく知りたい方はご一読ください。

まとめ

さて、ここまで予実管理ダッシュボードについて具体的説明してきましたがいかがでしょうか。
予実管理ダッシュボードは、経営者の相棒とも呼べるビジネスの必須のツールです。
そろそろExcelやGoogleスプレッドシートの煩雑な業務とはお別れして、生産性を飛躍的に向上させていきましょう！
この記事を参考に、あなたの会社がライバルに差をつけより多くの人を幸せに導くことを祈っております。

我々bizdataは精一杯ご支援させていただきますのでいつでもご相談ください。